(1) Ο σχεδιασμός του συστήματος συνεδρίων θα πρέπει να πληροί τις απαιτήσεις του πελάτη και τις λειτουργικές απαιτήσεις του συνεδρίου.
(2) Οι μικρές αίθουσες συνεδριάσεων, οι συνεδριάσεις του διοικητικού συμβουλίου και οι γενικές συναντήσεις ακαδημαϊκών ανταλλαγών θα πρέπει να σχεδιάζονται σύμφωνα με τα βασικά συστήματα συζήτησης συνεδρίων. Ορισμένες αίθουσες συσκέψεων ενδέχεται να είναι εξοπλισμένες με συστήματα παρακολούθησης και εγγραφής βίντεο συνεδριάσεων, συστήματα προβολής βίντεο συνεδριάσεων και συστήματα ήχου surround 5,1 καναλιών.
(3) Οι διεθνείς αίθουσες συνεδριάσεων και οι αίθουσες επιχειρηματικών συσκέψεων θα πρέπει να σχεδιάζονται σύμφωνα με συστήματα συνεδριάσεων με δυνατότητες ταυτόχρονης διερμηνείας. Θα πρέπει να είναι εξοπλισμένα με συστήματα παρακολούθησης και εγγραφής βίντεο συνεδρίων, συστήματα απεικόνισης βίντεο συνεδρίων και κατά προτίμηση συστήματα ήχου surround 5,1 καναλιών.
(4) Οι αίθουσες συσκέψεων με σταθερά καθίσματα μπορούν να χρησιμοποιούν ενσύρματα ή ασύρματα συστήματα μετάδοσης ήχου. Οι αίθουσες συσκέψεων χωρίς σταθερά καθίσματα θα πρέπει να χρησιμοποιούν ασύρματα συστήματα μετάδοσης ήχου.
(5) Οι μεγαλύτερες αίθουσες συνεδριάσεων και οι αίθουσες συσκέψεων με θέσεις παρατηρητών θα πρέπει να είναι εξοπλισμένες με συστήματα δημόσιας ομιλίας συνεδρίων εκτός από συστήματα ήχου συνεδρίων. Συνιστώνται επίσης συστήματα παρακολούθησης και εγγραφής βίντεο συνεδρίων και συστήματα προβολής βίντεο συνεδρίων.
(6) Τα επώνυμα προϊόντα με υψηλή φήμη, καλή ποιότητα και μεγάλο μερίδιο αγοράς θα πρέπει να έχουν προτεραιότητα.
