Το πιο βασικό σύστημα συνεδρίων αποτελείται από μικρόφωνο, ενισχυτή, ηχεία και συσκευές επιτραπέζιου υπολογιστή (όπως έξυπνα τερματικά επιτραπέζιου υπολογιστή και οθόνες LCD). Ο συνδυασμός αυτών των συσκευών αποτελεί ένα σύστημα διάσκεψης, που χρησιμεύει για τη μετάδοση ήχου, την εμφάνιση πληροφοριών και την ενίσχυση του ήχου, επιτρέποντας στους χρήστες να βλέπουν, να ακούν και να μιλούν.
Με τις τεχνολογικές εξελίξεις και τις αυξανόμενες λειτουργικές απαιτήσεις, ιδιαίτερα την ευρεία χρήση υπολογιστών και δικτύων, το πεδίο εφαρμογής των συστημάτων συνεδρίων έχει επεκταθεί. Περιλαμβάνει πλέον ψηφοφορία/εκλογές/διαβούλευση, τηλεδιάσκεψη, τηλεδιάσκεψη με τηλεδιάσκεψη, τηλεφωνική διάσκεψη, ταυτόχρονη διερμηνεία και επιτραπέζιες οθόνες. Αυτά είναι τα θεμελιώδη στοιχεία ενός σύγχρονου συστήματος συνεδρίων και έχουν προκύψει μια σειρά σχετικών συσκευών, όπως ο κεντρικός έλεγχος, ο έλεγχος θερμοκρασίας, ο έλεγχος φωτισμού, ο έλεγχος ήχου και ο έλεγχος ισχύος. Με γνώμονα τη σύγχρονη τεχνολογική ανάπτυξη, ένα σύστημα συνεδρίων ορίζεται πλέον ως ένα πλήρες σύνολο υλικού και λογισμικού που σχετίζεται με συναντήσεις.
